Grundlagen: Warum Ausbildungscontrolling unverzichtbar ist

Wer als Ausbildungsleitung oder HR-Verantwortliche mehrere Auszubildende oder mehrere Standorte steuert, entscheidet laufend unter Zeitdruck: Wer braucht Unterstützung, wo hakt die Ausbildung, welcher Standort liefert gute Prüfungsergebnisse? Genau hier scheitert es in vielen Betrieben am Bauchgefühl. Gerade Führungskräfte in der Pflegedienst- und Ausbildungsleitung kennen dieses Muster aus dem Alltag. Ausbildungscontrolling bedeutet dagegen, die eigene Ausbildung mit wenigen belastbaren Kennzahlen zu steuern, statt auf Eindrücke aus dem Tagesgeschäft zu setzen.

Die Grundlage dafür liefert das Gesetz selbst. Nach § 14 Abs. 1 Nr. 1 Berufsbildungsgesetz (BBiG) müssen Ausbildende die Berufsausbildung planmäßig, zeitlich und sachlich gegliedert so durchführen, dass das Ausbildungsziel in der vorgesehenen Ausbildungszeit erreicht werden kann^[1]. Planmäßige Ausbildung ist also keine Kür, sondern eine gesetzliche Pflicht. Wie Sie diese Planung als betrieblichen Ausbildungsplan aufsetzen, zeigt der Beitrag Betrieblicher Ausbildungsplan: Inhalt und Ablauf. Wer diese Planung messbar macht, erfüllt die Pflicht nicht nur nachweislich, sondern erkennt auch früh, wenn einzelne Auszubildende vom Ziel abweichen.

• Ausbildung ist im Fachkräftemangel zur wichtigsten internen Nachwuchsquelle geworden. Jeder vorzeitig gelöste Vertrag kostet Nachwuchs, den der Arbeitsmarkt kaum ersetzt.
• Kennzahlen machen Probleme sichtbar, bevor sie sich in der Abschlussprüfung oder in einer Kündigung zeigen.
• Aus BBiG-Pflichten abgeleitete Kennzahlen sind ohne Zusatzaufwand verfügbar, weil die zugrunde liegenden Daten ohnehin dokumentiert werden müssen.
• Standortübergreifende Auswertungen schaffen Fairness: Alle Standorte werden an denselben Maßstäben gemessen.

Der Weg dorthin führt fast immer über die Ablösung analoger Prozesse. Papier-Berichtshefte, verstreute Excel-Listen und mündliche Absprachen liefern keine auswertbaren Daten. Welche Hebel die Digitalisierung der Ausbildung dafür bereitstellt, haben wir im Beitrag Ausbildung digitalisieren: 7 Hebel gegen Excel, Papier und Chaos zusammengestellt. Erst wenn die Basisdaten digital und strukturiert vorliegen, lassen sich die im Folgenden vorgestellten Kennzahlen laufend und ohne manuellen Aufwand ermitteln.

Kennzahlen direkt aus den BBiG-Pflichten ableiten

Sie müssen keine Kennzahlen erfinden, die niemand pflegt. Das BBiG schreibt Dokumentations- und Prüfpflichten vor, und genau diese Pflichten lassen sich in praxistaugliche Indikatoren übersetzen. Drei davon bilden das Rückgrat eines schlanken Ausbildungscontrollings.

Der Ausbildungsnachweis als Frühindikator

Auszubildende sind verpflichtet, einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen. Die Pflicht dazu ergibt sich aus § 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG in Verbindung mit der jeweiligen Ausbildungsordnung^[2], und Ausbildende müssen Auszubildende zum Führen der Nachweise anhalten, diese regelmäßig durchsehen und Gelegenheit geben, den Nachweis am Arbeitsplatz zu führen (§ 14 Abs. 2 BBiG)^[3]. Aus dieser Pflicht wird eine Kennzahl, wenn Sie regelmäßig prüfen: Wie viel Prozent der erwarteten Nachweise liegen fristgerecht und vollständig vor? Ein Rückstand ist selten ein reines Formalthema. Er zeigt häufig, dass ein Auszubildender überfordert ist, unzufrieden ist oder die Ausbildungsinhalte nicht mehr strukturiert begleitet werden.

Die Zwischenprüfung als Messinstrument

Während der Berufsausbildung ist zur Ermittlung des Ausbildungsstandes eine Zwischenprüfung entsprechend der Ausbildungsordnung durchzuführen, sofern die Ordnung nicht eine geteilte Abschlussprüfung vorsieht (§ 48 BBiG)^[4]. Damit ist die Zwischenprüfung die einzige verlässliche Zwischenmessung des Ausbildungsstands vor der Abschlussprüfung. Aus ihr lässt sich ein Delta bilden, etwa der Abstand des Ergebnisses eines Jahrgangs oder Standorts zum Vorjahreswert. Wie Ablauf und Bedeutung der Zwischenprüfung im Detail aussehen, lesen Sie im Beitrag Zwischenprüfung in der Ausbildung.

• Berichtsheft-Quote: Anteil der fristgerecht und vollständig eingereichten Ausbildungsnachweise an allen erwarteten Nachweisen im Betrachtungszeitraum.
• Zwischenprüfungs-Delta: Veränderung des Durchschnittsergebnisses gegenüber dem Jahrgang des Vorjahres oder dem Vergleichswert eines anderen Standorts.
• Vertragslösungsquote: Anteil der vorzeitig gelösten Ausbildungsverträge an allen begonnenen Verträgen, berechnet nach der Definition des BIBB (Details im nächsten Abschnitt).

Alle drei Kennzahlen benötigen keine neuen Erhebungen. Sie entstehen aus Daten, die der Betrieb wegen der BBiG-Pflichten ohnehin führt, und lassen sich je nach zuständiger Kammer um weitere Vorgaben ergänzen.

Vertragslösungsquote: Der Blick in den BIBB-Datenreport

Die wichtigste bundesweite Vergleichsgröße für die eigene Ausbildungsqualität ist die Vertragslösungsquote. Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) berechnet sie jährlich auf Basis der Berufsbildungsstatistik der statistischen Ämter des Bundes und der Länder (Erhebung zum 31.12.) und berichtet die Ergebnisse im Datenreport zum Berufsbildungsbericht sowie im Online-Datensystem DAZUBI^[5]. Sie ist definiert als der Anteil der vorzeitig, also vor Ablauf der Ausbildungsdauer gelösten Ausbildungsverträge an allen begonnenen Ausbildungsverträgen des dualen Systems nach BBiG und Handwerksordnung (HwO).

Die Zahl liegt hoch: Im Berichtsjahr 2022 wurden bundesweit 155.325 duale Ausbildungsverträge vorzeitig gelöst, was einer Vertragslösungsquote von 29,5 Prozent entspricht, dem bis dahin höchsten Stand (2019: 26,9 Prozent)^[6][5]. Für die eigene Einordnung zählt weniger der absolute Wert als die Entwicklung im eigenen Betrieb über die Jahre.

Entscheidend ist die korrekte Lesart: Die Vertragslösungsquote ist keine Abbruchquote^[6]. Eine vorzeitige Vertragslösung bedeutet in der Regel zwar das Ende eines konkreten Ausbildungsverhältnisses, aber keineswegs immer das Ende der Berufsausbildung. Nach BIBB-Angaben schließen mindestens 50 Prozent der Auszubildenden mit vorzeitiger Vertragslösung erneut einen Ausbildungsvertrag im dualen System ab^[5], oft nach einem Betriebs- oder Berufswechsel. Wer die Quote im Betrieb auswertet, sollte deshalb zusätzlich erfassen, wie viele Auszubildende nach einer Lösung im Betrieb oder im Beruf verbleiben.

• Zeitpunkt erfassen: Gut ein Drittel aller Vertragslösungen 2022 erfolgte in der Probezeit, ein weiteres Drittel danach, aber noch im ersten Ausbildungsjahr^[6]. Frühzeitige Auswertung der Probezeit lohnt sich daher besonders.
• Ursachen strukturieren: Berufswahlkompromisse, Konflikte, mangelnde Vermittlung von Ausbildungsinhalten und Arbeitsbedingungen gehören zu den häufig genannten Gründen.
• Gegenmaßnahmen verankern: Wie strukturierte Prüfungsvorbereitung Abbruchrisiken im Verlauf senken kann, beschreiben wir im Beitrag Vom Azubi zur Fachkraft.

Datenschutz und Mitbestimmung bei der Kennzahlenerfassung

Sobald Auswertungen einzelne Personen erkennbar machen, verarbeiten Sie Beschäftigtendaten. Prüfungsergebnisse, Berichtsheft-Rückstände oder Verhaltensdaten von Auszubildenden und Ausbildern sind personenbezogen und unterliegen den allgemeinen datenschutzrechtlichen Anforderungen wie Zweckbindung, Datenminimierung und begrenztem Zugriffskreis. Für ein belastbares Controlling reicht in den meisten Fällen eine aggregierte Auswertung auf Ebene von Standort, Jahrgang oder Beruf völlig aus.

Ein zweiter Punkt wird in der Praxis oft übersehen: die Mitbestimmung. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen mitzubestimmen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen^[7]. Ausbildungssoftware mit Leistungsauswertungen kann in diesen Anwendungsbereich fallen. Ob das im Einzelfall der Fall ist, hängt von der konkreten Ausgestaltung ab und sollte frühzeitig mit dem Betriebsrat geklärt werden.

• Aggregieren statt überwachen: Kennzahlen auf Standort- und Jahrgangsebene statt dauerhafter Einzelpersonenbeobachtung erheben.
• Zweck klar benennen: Auswertungen dienen der Steuerung der Ausbildung, nicht der Leistungskontrolle einzelner Beschäftigter.
• Zugriffe begrenzen: Nur die Personen erhalten Einblick, die für die Steuerung der Ausbildung verantwortlich sind.
• Betriebsrat früh einbinden: Technische Einrichtungen zur Auswertung vor der Einführung gemeinsam besprechen.
• Transparent kommunizieren: Auszubildende und Ausbilder sollten wissen, welche Daten zu welchem Zweck ausgewertet werden.

Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei unklaren Konstellationen, etwa beim Zusammenspiel von Betriebsrat, Datenschutz und Auswertungstiefe, empfiehlt sich die Einbindung der zuständigen Fachstellen.

Praxis-Beispiel: Ausbildungs-KPIs Schritt für Schritt berechnen

Die folgenden Werte stammen aus einem fiktiven Musterbetrieb und dienen ausschließlich der Demonstration des Rechenwegs. Eingangswerte: Der Betrieb bildet 12 Auszubildende an 2 Standorten aus (7 am Standort A, 5 am Standort B). Im Betrachtungsjahr wurden 3 Ausbildungsverträge vorzeitig gelöst. Im vierteljährlichen Berichtsheft-Zyklus wären 48 Ausbildungsnachweise eingereicht worden (12 Auszubildende, je 4 Nachweise im Jahr), 39 lagen fristgerecht und vollständig vor. Die Zwischenprüfung absolvierte der Jahrgang mit einem Durchschnitt von 71 Punkten, der Jahrgang des Vorjahres hatte 76 Punkte erreicht.

Schritt 1: Vertragslösungsquote

Rechenweg: 3 vorzeitig gelöste Verträge geteilt durch 12 begonnene Verträge, multipliziert mit 100. Ergebnis: 25 Prozent. Der Betrieb sollte dabei zwei Dinge ergänzen: erstens den Zeitpunkt der Lösungen (Probezeit oder später), zweitens den Verbleib der drei Auszubildenden. Das BIBB weist für die bundesweite Quote ausdrücklich darauf hin, dass eine Vertragslösung nicht zwingend ein Ausbildungsabbruch ist und viele Auszubildende einen neuen Vertrag abschließen. Bei nur 12 Verträgen gilt zudem: Jede einzelne Lösung verändert die Quote um mehr als 8 Prozentpunkte, Aussagen über Trends sind daher erst über mehrere Jahre belastbar.

Schritt 2: Berichtsheft-Quote

Rechenweg: 39 fristgerecht eingereichte Nachweise geteilt durch 48 erwartete Nachweise, multipliziert mit 100. Ergebnis: 81,25 Prozent, gerundet 81 Prozent. Aufschlussreich ist die Aufteilung nach Standort: Liegen am Standort A 90 Prozent der Nachweise vor und am Standort B nur 68 Prozent, weiß die Ausbildungsleitung sofort, wo sie ansetzen muss, statt pauschal alle Auszubildenden zu ermahnen.

Schritt 3: Zwischenprüfungs-Delta

Rechenweg: 71 Punkte (aktueller Jahrgang) minus 76 Punkte (Jahrgang des Vorjahres). Ergebnis: ein Delta von minus 5 Punkten. Ein negatives Delta ist kein Alleinsignal, aber ein Startpunkt für die Ursachensuche: Gab es einen Wechsel im Ausbildungspersonal, veränderte Einsatzplanung oder auffällige Berichtsheft-Rückstände genau in der Phase vor der Prüfung? Erst die Kombination mehrerer Kennzahlen macht daraus eine Handlungsentscheidung.

Bewusst verzichten wir an dieser Stelle auf Branchen-Benchmarks für Berichtsheft-Quote und Prüfungsdelta, weil es dafür keine belastbare, frei verfügbare Datenbasis gibt. Der einzige externe Vergleichswert, der hier sauber funktioniert, bleibt die bundesweite Vertragslösungsquote des BIBB. Alles andere vergleichen Sie am besten mit dem eigenen Vorjahr und zwischen den eigenen Standorten.

Herausforderung Filialbetrieb: Mehrere Ausbildungsstandorte steuern

Sobald mehrere Standorte ausbilden, verteilen sich die Daten: Berichtshefte liegen in unterschiedlichen Ordnern, Prüfungsergebnisse kommen aus verschiedenen Kammerbezirken, und jede Filiale pflegt ihre eigene Excel-Liste. Die Folge ist eine verzögerte und oft widersprüchliche Berichterstattung an die Ausbildungsleitung. Kennzahlen, die erst Wochen nach dem Berichtszyklus manuell zusammengetragen werden, taugen nicht mehr zur Frühwarnung.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Rahmenbedingungen je nach zuständiger Kammer abweichen können. Formate und Fristen für Ausbildungsnachweise, Anmeldeverfahren und Ablauf der Zwischenprüfung unterscheiden sich zwischen IHK- und HWK-Bezirken sowie zwischen den Kammern selbst. Auch die Lösungsquoten fallen je nach Zuständigkeitsbereich sehr unterschiedlich aus: Im Berichtsjahr 2022 lag die Vertragslösungsquote im Handwerk bei 36,7 Prozent, bei den Freien Berufen bei 34,7 Prozent, bei Industrie und Handel bei 26,2 Prozent und im öffentlichen Dienst bei 9,0 Prozent^[5]. Ein Standortvergleich sollte solche Unterschiede immer berücksichtigen, bevor aus Zahlen Rückschlüsse auf die Qualität gezogen werden.

Für einen verlässlichen standortübergreifenden Überblick braucht es deshalb ein gemeinsames Dashboard, in dem alle Standorte dieselben Kennzahlen nach denselben Definitionen und im gleichen Rhythmus liefern. Wichtig ist dabei, dass die Definitionen dokumentiert sind: Was zählt als fristgerecht, welcher Stichtag gilt, wie werden Teilzeit- oder verkürzte Ausbildungen behandelt? Ohne diese Vereinbarung vergleichen Sie Standorte anhand inkommensurabler Zahlen.

Systemgestütztes Controlling und rechtlicher Hinweis

Je mehr Standorte und Auszubildende Sie steuern, desto weniger trägt eine manuelle Auswertung. Ein Beispiel für die systemgestützte Variante ist der Ausbildungsmanager von Absolveo, einer KI-nativen Plattform der CITO GmbH aus Hamburg für Ausbildungsmanagement, Prüfungsvorbereitung und Lernmaterialien. Das Modul bündelt unter anderem das digitale Berichtsheft, die Einsatzplanung und die Teilnehmerverwaltung und bietet standortübergreifendes Reporting, sodass Ausbildungsleitungen Kennzahlen wie Berichtsheft-Quote oder Prüfungsergebnisse direkt aus der laufenden Dokumentation ablesen können, statt sie aus verteilten Quellen zusammenzusuchen. Welche Auswertungen konkret verfügbar sind und wie die Mitbestimmung im Einzelfall zu verankern ist, sollte jeder Betrieb vor der Einführung prüfen.

• Drei Kennzahlen genügen für den Einstieg: Vertragslösungsquote, Berichtsheft-Quote und Zwischenprüfungs-Delta.
• Aus BBiG-Pflichten abgeleitete Kennzahlen kosten keinen zusätzlichen Erhebungsaufwand.
• Vergleichen Sie den Betrieb mit dem eigenen Vorjahr und den Standorten untereinander, nicht mit erfundenen Branchenwerten.
• Klären Sie Datenschutz und Mitbestimmung, bevor Sie Auswertungen einführen, und kommunizieren Sie beide transparent.
• Werten Sie in festen Zyklen aus, mindestens quartalsweise, in der Probezeit der Auszubildenden häufiger.

Ausbildungscontrolling ersetzt das Gespräch mit Auszubildenden und Ausbildern nicht, aber es setzt dieses Gespräch auf eine belastbare Grundlage. Wer die gesetzlichen Pflichten als Messpunkte nutzt, erkennt Probleme früher, steuert Standorte fair und kann die eigene Ausbildungsqualität gegenüber Geschäftsführung und Kammern belegen.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die Beurteilung Ihres konkreten Falls, insbesondere bei Fragen zu Mitbestimmung und Datenschutz, wenden Sie sich bitte an die zuständigen Beratungsstellen.